Ecco perché è sempre necessario pianificare e curare la stesura del testo al meglio.
In questo articolo vogliamo spiegarti, in particolare, come rispondere ad una Business mail in inglese, con alcuni esempi utili (leggi anche "Come scrivere email formali in inglese: esempi pratici").
Impara tutte le espressioni più efficaci!
Iniziamo con una lista di alcune frasi pronte per rispondere ad una business mail in inglese, inserite nel loro contesto, per poi approfondire le regole e due esempi di business mail di risposta.
All’inizio della tua mail, ringrazia chi ti ha scritto:
Poi, rispondi alle domande e includi tutti i dettagli utili:
Infine, ribadisci la tua disponibilità a fornire ulteriori informazioni:
Può capitare di dover rispondere ad una Business mail in maniera negativa, rifiutando un’offerta o una potenziale collaborazione per esempio.
Ecco alcune frasi utili in queste circostanze:
Se vuoi scoprire le frasi in inglese da usare in ogni situazione comprese quelle da usare negli ambienti di lavoro, leggi il nostro articolo: Frasi in inglese: quelle che devi imparare ad usare in ogni situazione.
Di seguito, una lista delle regole da tenere a mente per rispondere a una business mail in inglese. Ecco gli aspetti a cui fare attenzione:
È questa la prima, fondamentale, questione: Mr, Mrs o Miss? Nel dubbio, al femminile, puoi usare la forma Ms.
Dovrai dare del tu o del lei? Gli indizi per capire come comportarti puoi desumerli dall’email che lui o lei ti ha inviato: in essa utilizza un tono formale? Ti dà del tu o del lei? Rispondi in modo consono.
Se, per esempio, chi ti scrive si chiama Elizabeth, ma si è firmata Liz, potrai chiamarla Liz. Ma attenzione, non usare diminutivi di tua spontanea volontà.
E in ogni caso, fai molta attenzione all’ortografia di nome e cognome.
Allo stesso modo, l’email a cui rispondi può darti informazioni preziose sul format e il tono da utilizzare.
Se il mittente è stato stringato, fai lo stesso nella tua risposta. Se nei saluti iniziali ti ha chiesto come stai in modo generico, per esempio scrivendoti “Hope you're doing well” o “I hope you're doing well”, puoi rispondere sullo stesso stile: “I’m fine, thanks. And you?”.
Abbi cura di suddividere il testo della tua email in paragrafi brevi, ognuno incentrato su un tema/passaggio specifico.
Un’unica grande colonna risulta antiestetica e meno immediata da leggere.
Ricorda di rispondere a tutte le domande che ti vengono poste, in modo esauriente, per dimostrare professionalità e attenzione ai dettagli.
Se non conosci la risposta ad una domanda specifica, ammettilo candidamente e prometti che ti informerai con chi di dovere.
Ricorda che la netiquette richiede che si risponda ad una Business email entro 24 ore dalla ricezione.
Se per qualsiasi motivo tardi rispetto allo standard, ricorda di scusarti con il destinatario.
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Esempio n. 1
Dear Ms. Abike,
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Sincerely