Le email rappresentano lo strumento principale per le comunicazioni di business, in ogni settore. Una mail efficace può realmente fare la differenza nel percorso per stringere un accordo o per acquisire un nuovo cliente.
Ecco perché è sempre necessario pianificare e curare la stesura del testo al meglio.
In questo articolo vogliamo spiegarti, in particolare, come rispondere ad una Business mail in inglese, con alcuni esempi utili (leggi anche "Come scrivere email formali in inglese: esempi pratici").
Impara tutte le espressioni più efficaci!
Iniziamo con una lista di alcune frasi pronte per rispondere ad una business mail in inglese, inserite nel loro contesto, per poi approfondire le regole e due esempi di business mail di risposta.
Rispondere a una Business mail in inglese: le frasi utili
All’inizio della tua mail, ringrazia chi ti ha scritto:
- Thank you for your interest.
- Thanks for choosing…
- I would like to thank you for your inquiry about…
Poi, rispondi alle domande e includi tutti i dettagli utili:
- Attached you can find the price list you’ve requested
- Here’s the low-down on…
- I’m happy to send you the first drafts.
- Here’s what you requested. Hope this helps
- Find attached herewith some literature on our products including the products in alpha development stage. I have also included a sample username and password for you to try out the products that catch your fancy.
Infine, ribadisci la tua disponibilità a fornire ulteriori informazioni:
- Let me/us know if you need anything else.
- Let me know if I can help you further.
- I am here to clarify any further doubts.
- Kindly notify me should you need any other information.
Può capitare di dover rispondere ad una Business mail in maniera negativa, rifiutando un’offerta o una potenziale collaborazione per esempio.
Ecco alcune frasi utili in queste circostanze:
- I very much appreciate your invitation to ….., but this may not be in the best interest of our company’s management. Thank you for understanding.
- Regrettably, I won’t be able to accept your offer. I wish you well in Canada.
- I’m sorry to inform you that this is not what we are searching for at the moment. Hope to hear from you again in the future.
- Unfortunately, we are not able to grant your request for … at this time, because of…
- I’m sorry to inform you we cannot accept. We decided to go a different direction, because we needed a strategy that prioritized cost-effectiveness, due to budget constraints.
Se vuoi scoprire le frasi in inglese da usare in ogni situazione comprese quelle da usare negli ambienti di lavoro, leggi il nostro articolo: Frasi in inglese: quelle che devi imparare ad usare in ogni situazione.
Rispondere a una Business mail: le regole
Di seguito, una lista delle regole da tenere a mente per rispondere a una business mail in inglese. Ecco gli aspetti a cui fare attenzione:
- Come rivolgersi al destinatario?
- Il format e il tono
- I paragrafi
- Le risposte
- Le azioni
- I tempi
Come rivolgersi al destinatario?
È questa la prima, fondamentale, questione: Mr, Mrs o Miss? Nel dubbio, al femminile, puoi usare la forma Ms.
Dovrai dare del tu o del lei? Gli indizi per capire come comportarti puoi desumerli dall’email che lui o lei ti ha inviato: in essa utilizza un tono formale? Ti dà del tu o del lei? Rispondi in modo consono.
Se, per esempio, chi ti scrive si chiama Elizabeth, ma si è firmata Liz, potrai chiamarla Liz. Ma attenzione, non usare diminutivi di tua spontanea volontà.
E in ogni caso, fai molta attenzione all’ortografia di nome e cognome.
Il format e il tono
Allo stesso modo, l’email a cui rispondi può darti informazioni preziose sul format e il tono da utilizzare.
Se il mittente è stato stringato, fai lo stesso nella tua risposta. Se nei saluti iniziali ti ha chiesto come stai in modo generico, per esempio scrivendoti “Hope you're doing well” o “I hope you're doing well”, puoi rispondere sullo stesso stile: “I’m fine, thanks. And you?”.
Usare i paragrafi nella mail
Abbi cura di suddividere il testo della tua email in paragrafi brevi, ognuno incentrato su un tema/passaggio specifico.
Un’unica grande colonna risulta antiestetica e meno immediata da leggere.
Dare le risposte richieste
Ricorda di rispondere a tutte le domande che ti vengono poste, in modo esauriente, per dimostrare professionalità e attenzione ai dettagli.
Se non conosci la risposta ad una domanda specifica, ammettilo candidamente e prometti che ti informerai con chi di dovere.
I tempi di risposta
Ricorda che la netiquette richiede che si risponda ad una Business email entro 24 ore dalla ricezione.
Se per qualsiasi motivo tardi rispetto allo standard, ricorda di scusarti con il destinatario.
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Business mail: due esempi di risposta
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