La vita quotidiana in ufficio è fatta di frequenti riunioni, convocate per i più diversi scopi: coordinare il lavoro del team, presentare i risultati ottenuti in un dato periodo, discutere di un nuovo progetto o affrontare un problema particolare. Il meeting è sempre un momento critico e importantissimo, in grado di generare un po’ di nervosismo nei partecipanti. A maggior ragione se si svolge in una lingua straniera, che magari non tutti padroneggiano alla perfezione.
Lavori in una multinazionale o in un contesto internazionale e devi affrontare una riunione in inglese? Niente paura, ti aiutiamo noi a prepararti al meglio! Di seguito ti spieghiamo i 5 errori che potresti commettere nel corso del meeting, spiegandoti anche come fare ad evitarli.
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Non prepararti a dovere
L’improvvisazione è la peggiore nemica di una riunione di successo. Che tu sia il moderatore della riunione oppure un semplice partecipante, ti consigliamo di prenderti del tempo prima dell’appuntamento per prepararti al meglio. Se devi intervenire per presentare un tema o un progetto, pensa bene ai contenuti dei quali dovrai trattare e struttura il discorso in anticipo, magari predisponendo una scaletta scritta.
È forse scontato ricordare che se il meeting si svolge in inglese, chi vi partecipa dovrà avere un’ottima conoscenza della lingua. In particolare, prima dell’esposizione puoi ripassare i termini tecnici del tuo settore (ed eventualmente quelli attinenti al progetto particolare di cui si parlerà), e studiare le espressioni fondamentali che utilizzerai per introdurre gli argomenti, passare da un tema all’altro, rispondere alle obiezioni dei colleghi.
Ricorda che dovrai utilizzare un linguaggio semplice e chiaramente comprensibile a tutti, evitando uno stile sintattico troppo complesso e caratterizzato da eccessive subordinate.
Prima della riunione, esercitati e ripeti più volte il discorso che hai preparato: l’allenamento è la chiave per essere sciolto e naturale nell’esposizione, e anche per perfezionare la tua pronuncia inglese.
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Non chiarire gli obiettivi
Altro errore che potresti fare è non chiarire gli obiettivi della riunione. Se hai indetto tu l’incontro, dovrai avere ben presente cosa vuoi ottenere da esso: in questo può aiutarti un approccio utilizzato nel Project Management che viene sintetizzato nell’acronimo SMART. In particolare, definisci ogni obiettivo in modo che sia:
- Specific (chiaro, specifico)
- Measurable (misurabile)
- Action-Oriented (orientato all’azione, non astratto)
- Realistic (realistico, non irraggiungibile)
- Time-Limited (che abbia una scadenza temporale)
E se sei un semplice partecipante? Anche in questo caso, prima dell’inizio della riunione, chiediti quale obiettivo vuoi ottenere: per esempio, quello di esporre e far valutare ai colleghi una tua proposta.
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Non esprimere la tua opinione
Se partecipi alla riunione, è perché puoi dare un apporto significativo alla stessa. Quindi, bando alla timidezza eccessiva, e non aver paura ad esprimere la tua opinione, ovviamente nei tempi e nei modi più adeguati, e sempre con garbo e gentilezza. Ecco alcune frasi che ti possono essere utili per inserirti in un discorso già avviato:
- Excuse me, I’d like to say something.
Scusatemi, mi piacerebbe dire una cosa
- Can I share an idea?
Posso condividere una mia idea?
- Wait, what about …?
Aspettate, cosa ne dite di…?
- May I just add something here?
Potrei solo aggiungere una cosa?
- While we’re on the subject, I’d like to say…
Già che siamo in tema, vorrei dire…
- One quick thing on this subject…
Una cosa veloce su questo argomento…
- Do you mind if I just come in here?
Vi spiace se vi do la mia opinione su questo punto?
- Excuse me for interrupting, but I think we’ve lost the point.
Scusa se ti interrompo, ma mi sembra che stiamo perdendo il punto.
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Non chiedere chiarimenti
Allo stesso modo, nel corso della riunione, potresti aver bisogno di chiedere chiarimenti o spiegazioni ulteriori a proposito di un determinato argomento. Sarebbe un errore grandissimo non farlo, magari per paura di fare una brutta figura. Al contrario, chiedere al capo o ad un collega delucidazioni su una sua affermazione denota partecipazione e interesse da parte tua, e può essere utile a tutta l’assemblea per mettere in chiaro alcuni passaggi. Ecco alcune frasi che puoi utilizzare per farlo:
- Sorry, would you mind clarifying this point?
Scusa, ti spiace chiarire questo punto?
- Could you please outline the main points again?
Potresti riassumere di nuovo i punti principali, per favore?
- I’m not sure I understood your point about…
Non sono sicuro di aver capito cosa intendi in merito a…
- Could you explain to me how that is going to work?
Potresti spiegarmi come funzionerà?
- Honestly I don't see what you mean. Could we have some more details, please?
Onestamente non capisco cosa intendi. Potresti darci qualche dettaglio aggiuntivo, per favore?
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Non mettere per iscritto le decisioni prese
L’ultimo grave errore da non commettere durante una riunione è quello di non mettere nero su bianco gli accordi raggiunti e le decisioni prese nel corso dell’incontro. Il verbale è un elemento fondamentale: deve sempre essere inviato a tutti i partecipanti, e in tempo utile (massimo 2-3 giorni dopo lo svolgimento della riunione). Il documento dovrà riportare in modo sintetico e chiaro i punti principali, per permettere al team di cominciare a lavorare sugli obiettivi prefissati.
Inutile dire che, se la stesura del verbale è affidata a te, dovrai anche in questo caso impiegare un inglese impeccabile, senza errori ortografici o sintattici, utilizzando i termini adeguati in modo equilibrato.
Insomma, per partecipare ad una riunione in inglese ti sarà assolutamente necessario ripassare il tuo inglese e in particolare il Business English, il linguaggio specifico utilizzato sul posto di lavoro e nel mondo degli affari, fatto di termini, espressioni e costruzioni peculiari. Approfondiscilo, esercitati ad utilizzarlo e, al prossimo meeting, farai un figurone!
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