All’interno di ogni azienda, l’ufficio acquisti ha un ruolo di fondamentale importanza. Il buyer, la persona che si occupa di ogni acquisto o investimento aziendale, ha visto la propria funzione crescere e modificarsi notevolmente negli ultimi decenni.
Tra molti altri fattori, la globalizzazione ha fatto sì che oggi il mercato sul quale procurarsi materie prime e prodotti necessari alla produzione abbia dimensioni sempre più internazionali: ne consegue che chi è incaricato di acquistare deve necessariamente conoscere bene la lingua inglese ed essere in grado di utilizzarla nella vita lavorativa di tutti i giorni.
Quali sono le espressioni più efficaci per rivolgersi a un fornitore in inglese? Di seguito ti forniamo tanti esempi e frasi utili che potrai impiegare, ovviamente riadattandole alla tua particolare situazione, per parlare di affari con il tuo supplier.
Il Business English e l’importanza delle email
Chi si occupa di acquisti in azienda deve avere competenza in particolare nel Business English, quel patrimonio di termini ed espressioni tipiche utilizzate nel mondo del lavoro e per la comunicazione tra professionisti. Se ricopri questo ruolo, saprai bene che le relazioni con i fornitori si tengono prevalentemente via mail o comunque per iscritto: si tratta per lo più di comunicazioni formali che contengono prezzi, dati e informazioni “ufficiali” e istituzionali. L’english for e-mail è quindi il linguaggio specifico che ti serve in questo ambito, che puoi approfondire anche con corsi appositi.
Ma veniamo ora alla nostra selezione di espressioni e frasi da utilizzare per rivolgersi a un fornitore in inglese.
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Instaurare un rapporto con un nuovo fornitore
Se devi selezionare un nuovo fornitore, hai bisogno di ricevere da lui una serie di informazioni essenziali. Spesso ti troverai nella condizione di confrontare le condizioni di diversi supplier, per esempio in relazione ai prezzi, alla qualità del prodotto, alle modalità di spedizione o alle tempistiche di consegna. Ecco alcuni esempi di frasi che ti possono essere utili:
- We are interested in …
- We are considering buying…
- We understand from … that you produce …
- We urgently need …
- Do you offer a …?
- Could you also let us know if you are prepared to...
- We would like to know whether you could supply …
- What are the lead times for manufacture?
- What are your payment terms? How much payment is required up front? Can I put 30% down and pay the remaining upon completion?
- How long have you been in business?
- How large is your facility?
- What other related products do you manufacture? Who are some of your existing customers in the US?
Chiedere informazioni sul modus operandi
Entrando più nello specifico, una volta avviato il rapporto di fornitura, chiederai all’azienda ulteriori dettagli sulle loro procedure. Ecco alcune espressioni che puoi utilizzare:
- Can you provide an order summary to confirm the order?
- Do you tack on a dropship fee?
- Do you provide a discount once I start selling in higher quantities?
- Is there a restocking fee and how are returns handled?
- How long do I have to return a potential order?
- Do I get charged immediately for an order or do I pay later after a set period?
- How long does it take for orders to be processed/shipped?
- Do you ship via DHL, FEDEX, UPS, and UPS and do you provide tracking numbers?
- Do you ship internationally and how do you deal with shipping exceptions where the merchandise is returned to sender?
- Do you provide order and shipment confirmations and tracking numbers?
Parlare dei prezzi
Il primo obiettivo di cui un buyer dovrebbe tenere conto quando si tratta con i fornitori è di tipo finanziario: ovviamente ridurre i costi è fondamentale per qualsiasi azienda. Una tematica di primaria importanza nelle comunicazioni con i fornitori è quindi quella dei prezzi. In questo frangente fai attenzione ad esprimerti con precisione e a capire bene cifre, quantità e unità di misura. Le seguenti frasi di esempio possono aiutarti:
- Please give me a quote for this product in 500, 1,000, 5,000 and 10,000 unit quantities.
- Will you please let us know your prices for…
- Could you kindly give us a quotation for…
- Please send us your price list for…
- Could you send us further details of…
- I would be grateful to receive samples of…
- Please could you email us your price catalogue along with further details of …
Dire di no a un fornitore
Può capitarti anche di dover rifiutare la proposta di un fornitore, magari per concludere un rapporto di fornitura già instaurato oppure perché le caratteristiche del prodotto o le condizioni di vendita non sono adeguate alla tua azienda. Ecco infine qualche frase di esempio per dire di no in modo cortese:
- Thanks for your detailed proposal. Taking a look at the materials, it seems like your firm’s key strengths don’t quite overlap with what we need for this project. Thanks again for taking the time to put this proposal together for us.
- We were lucky to get some strong proposals in on this and we deeply appreciate all the info from your side — and for your patience. After a lot of careful thought, we have decided to go with another firm for this project. While we certainly have no doubt about the superior quality of your team or that you could deliver on this skillfully we decided to use this project to expand our bench of development partners and, since this is part experiment for us, this was a good opportunity to do that.
- We’d really like to continue talking with you about future projects we have coming up this year. I definitely look forward to collaborating in the future.
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