La lettera di presentazione aziendale è uno strumento fondamentale per far conoscere la tua impresa sul mercato, per intraprendere nuove collaborazioni e per acquisire nuovi clienti. Oggi viene utilizzata soprattutto nell’ambito di campagne di marketing, sia tradizionali che – in maniera crescente – via e-mail, in occasione del lancio di nuove aziende o di una loro auspicata espansione, per esempio in un nuovo mercato estero.
Se i destinatari a cui desideri rivolgerti fanno parte di una platea internazionale, ti troverai nella condizione di dover scrivere un’impeccabile lettera di presentazione in lingua inglese: segui i nostri suggerimenti e otterrai il testo perfetto!
Lettera di presentazione aziendale: cos’è?
La lettera di presentazione aziendale è un documento dal tono formale, di solito abbastanza breve, che ha lo scopo di informare il lettore (che è un potenziale cliente o collaboratore) delle caratteristiche fondamentali della tua azienda, e soprattutto dei prodotti e dei servizi che essa è in grado di offrire.
Lettera di presentazione aziendale in inglese: a cosa fare attenzione?
Di seguito ti presentiamo alcuni aspetti fondamentali a cui prestare attenzione mentre scrivi la tua lettera di presentazione.
- Semplicità
Abbiamo già detto che la lettera di presentazione aziendale deve mantenere un tono formale. Il motivo è presto detto: spesso non conosci (ancora) il destinatario. Questo non significa però che il testo debba essere eccessivamente rigido e impostato. Cerca di scrivere in modo semplice e accattivante, senza annoiare il lettore e senza perderti in strutture troppo elaborate. Elabora, insomma, un testo che sia piacevole da leggere!
- Engagement
Se l’obiettivo è acquisire nuovi clienti o collaboratori, va da sé che il testo dovrà essere in grado di stimolare la curiosità del lettore, instaurando un primo contatto con lui. Dovrai quindi focalizzarti su chi ti legge: in che modo i prodotti o i servizi che offri potrebbero essergli utili? Perché dovrebbe scegliere proprio la tua azienda (e non un concorrente)? Presenta quindi la tua offerta mettendoti nei panni di chi ti legge, e presentando i vantaggi dalla sua prospettiva.
- Ortografia e grammatica
Va da sé che, per fare colpo sul lettore, la tua lettera dovrà essere scritta in un inglese impeccabile. La conoscenza della lingua, e in particolare del Business English, è imprescindibile, tanto più in una comunicazione che non si svolge oralmente. Qualsiasi errore (anche solo di battitura) è in grado di farti fare una pessima figura e squalificare l’intera azienda agli occhi dei potenziali clienti. Non vuoi che questo accada, vero? Allora ricontrolla il testo più volte, eventualmente con l’ausilio di un programma di correzione automatica o di una persona fidata.
- Cura dei dettagli
La tua lettera dovrà inoltre essere curata in ogni sui aspetto, dal tema al logo, dai colori (che possibilmente richiamino quelli aziendali) allo stile, fino al font che dovrà essere chiaro e leggibile. Abbi cura di uniformare ogni strumento di comunicazione utilizzato (sito, e-mail, brochure eccetera). Il tutto affinchè la tua comunicazione sia inconfondibile.
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Lettera di presentazione aziendale: gli elementi principali
Veniamo ora alla struttura della lettera di presentazione aziendale in inglese. Essa dovrà includere:
- Mittente: includi il tuo nome, cognome, l’indirizzo aziendale
- Oggetto: facoltativo
- Destinatario: Dear… a chi è indirizzata la lettera? Anche se il destinatario è un’azienda, meglio rivolgersi direttamente ad una persona, che può essere per esempio il responsabile dell’ufficio acquisti
- Introduzione: esempio “I am writing to introduce our company as we wish to establish a relationship with you and your organisation”.
- Corpo della lettera: ricorda di non dilungarti troppo, di presentare le caratteristiche e i prodotti della tua azienda in modo attrattivo, di mantenere uno stile agile e pulito.
- Call to action: come già affermato, l’obiettivo della lettera è quello di suscitare l’attenzione e la curiosità del lettore per instaurare un rapporto e un dialogo con lui. Al termine della descrizione della tua azienda, quindi, è molto utile inserire un invito all’azione (in gergo “call to action”), che lo spinga a prendere contatto con te. Per esempio, “click here to visit our website” oppure “Click “Reply” to this email and I will send you more information about the specific services that we can offer you”.
- Saluti: “Kind regards” o simili.
- Firma: firmare a mano la lettera è facoltativo, ma può essere l’elemento che fa la differenza. Per il lettore, significa che il testo è stato redatto da una persona in carne ed ossa e quindi merita priorità rispetto a tante altre comunicazioni che arrivano quotidianamente.
- Recapiti: in calce, fornisci al lettore tutti i recapiti utili per contattarti.
Lettera di presentazione aziendale in inglese: un esempio
Ecco, infine, un modello di lettera da cui prendere spunto:
Mr. John Smith
Marketing Director
XXXX
Subject: Letter of introduction
Dear Mr. Red,
I’m writing in order to introduce to you our company, XXX.
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John Smith
Phone: 1234567
e-mail: --------
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