Se lavori per una multinazionale o hai clienti stranieri, ti capiterà spesso di dover presentare offerte in inglese. Si tratta di un compito delicato, che richiede un’ottima conoscenza della lingua e dei termini commerciali specifici: anche il minimo errore nell’esposizione può compromettere la buona riuscita dell’accordo o dell’operazione.
Il modo in cui ti esprimi nella comunicazione dell’offerta ha effetti inoltre sulla tua credibilità e serietà professionale e, di riflesso, su quella della tua azienda.
Come elaborare un’offerta in inglese, quindi? Di seguito vogliamo darti qualche consiglio, uno schema contenente gli elementi principali dell’offerta e un vocabolario dei termini principali che possono esserti utili.
Come presentare un’offerta in inglese?
L’offerta deve sempre essere presentata formalmente per iscritto.
Nella stesura del testo, cerca di essere breve, sintetico e chiaro.
Cura in particolar modo la grammatica, la sintassi e la punteggiatura, primo biglietto da visita agli occhi del tuo interlocutore: vedere un elaborato scritto male, con errori grossolani, fa perdere subito di interesse, anche se esso dovesse contenere l’offerta più conveniente del mondo.
Elabora il tuo scritto focalizzandoti sul destinatario: quali bisogni ha il potenziale cliente? Perché dovrebbe scegliere proprio la tua azienda per soddisfarli? Cosa offri in più rispetto alla concorrenza?
Nella tua offerta, poi, devi esporre con chiarezza prezzi, termini di pagamento, modalità di spedizione e altri dettagli fondamentali. Ricordati di includere, nelle sezioni finali, una call-to-action, ovvero un invito all’azione: il potenziale cliente, appena finisce di leggere il testo, deve avere ben chiari i passi successivi da compiere per poter aderire all’offerta (o eventualmente negoziarne i dettagli).
Sii sempre gentile e cordiale, mostrandoti disposto a rispondere a domande o dubbi.
Una volta che hai terminato la stesura del testo, ricorda di rileggerlo bene: il proofreading è una tappa fondamentale, che ti permette di perfezionare l’elaborato e in molti casi può evitarti di fare brutte figure…
Quanti termini conosci in inglese appartenenti al registro professionale?
Offerta in inglese: la struttura
Facciamo prima di tutto una distinzione fondamentale: in ambito commerciale, l’offerta può essere solicited (se è stato il destinatario stesso a chiedertela) oppure unsolicited (se la presenti di tua spontanea volontà, senza che il potenziale cliente ti abbia chiesto nulla). In entrambi i casi, il testo della tua offerta in lingua inglese dovrà presentare cinque elementi principali:
- Introduzione – salute e incipit, possibilmente accattivante. Se hai già intrattenuto rapporti con il destinatario, fai riferimento ad essi. Se invece si tratta di un nuovo cliente, menziona in che modo hai avuto il suo contatto.
- Esposizione del problema – quali bisogni ha il destinatario della tua offerta? Quali problematiche riscontra?
- Presentazione della soluzione – esposizione del tuo servizio/prodotto, come possibile soluzione al bisogno prima descritto. Che cosa può fare la tua azienda per il destinatario? In che modo la tua offerta è migliore di quella di società concorrenti?
- Dettagli commerciali – prezzi, termini e modalità di consegna. Come abbiamo già detto, essi devono essere esposti in modo chiaro e preciso, per non generare incomprensioni e fraintendimenti.
Vocabolario per offerte in inglese
Ecco i termini principali che potranno esserti utili per presentare un’offerta in inglese: consulta il nostro vocabolario, con traduzione o spiegazione delle parole!
- account: conto o acconto
- address: indirizzare
- addressee: destinatario
- advance (in advance): anticipo
- advance payment: pagamento anticipato
- after-sales service: assistenza post vendita
- agreement: accordo
- air freight: trasporto aereo
- amount due: importo dovuto
- apology: scuse
- apply: applicare
- approval: approvazione
- as from: come da
- balance (financial): bilancio (finanziario)
- bank account: conto bancario
- bill of exchange: cambiale
- bill of lading: polizza di carico
- blank cheque: assegno in bianco
- branch: ramo
- brand: brand, marchio
- buyer: acquirente
- cargo: carico
- carriage free: trasporto gratuito
- carriage paid to: trasporto pagato fino a
- dispatch to: spedizione a
- draft: bozza
- duly signed: debitamente firmata
- due: dovuto
- dutiable: soggetto a dazio
- duty free: non soggetto a dazio
- to enclose: includere
- enclosed: incluso
- exchange rate: tasso di cambio
- expenses: spese
- extension of payment time: estensione della scadenza per il pagamento
- failure to pay: mancato pagamento
- fee: tassa
- free of charge: gratuito
- goods: merci
- to grant a discount: concedere uno sconto
- to be grateful: essere grati
- packing: imballaggio
- initial order: ordine iniziale
- insurance: assicurazione
- introductory price: prezzo iniziale, prezzo di lancio
- invoice: fattura
- to invoice: fatturare
- leaflet: volantino
- liability: responsabilità
- liable: responsabile
- to mention: menzionare
- as mentioned: come menzionato
- to negotiate: negoziare
- net price: prezzo netto
- obliged: obbligato
- opportunity: opportunity
- order: ordine
- order form: modulo d’ordine
- overdue: in ritardo
- payable by you: pagabile da voi
- to postpone: rimandare
- preferential rate: tasso preferenziale
- prior notice: preavviso
- profit margin: margine di profitto
- purchase: acquisto
- quarterly: trimestrale
- quotation: quotazione
- to quote a price: indicare un prezzo
- ready for despatch: pronto per la spedizione
- receipt: ricevuta
- recipient: destinatario
- to recommend: raccomandare
- with reference to: con riferimento a
- to refund: rimborsare
- reimbursement: rimborso
- remittance: invio
- to renew: rinnovare
- repeat order: ripeti l’ordine
- replacement: sostituzione
- on request: su richiesta
- to request: richiedere
- requirement: requisiti
- to retail: al dettaglio
- retail price: prezzo al dettaglio
- sample: campione
- to satisfy a requirement: soddisfare un requisito
- to ship: spedire
- shipment: spedizione
- to sign: firmare
- sold out: esaurito
- spare parts: pezzi di ricambio
- statement of account: estratto conto
- to have something in stock: avere qualcosa in magazzino
- in storage: in deposito
- to store: immagazzinare
- to subscribe: sottoscrivere
- terms: termini
- terms of payment: termini di pagamento
- bank transfer: trasferimento bancario
- undermentioned: sottoelencati
- unit price: prezzo unitario
- valid: valido
- value: valore
- warehouse: magazzino
- warrant: mandato
- wholesale: vendita all’ingrosso
- within a week/month: entro una settimana/entro un mese
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