Scrivere un report in inglese: la terminologia tecnica da utilizzare

Il report è uno strumento fondamentale all’interno dell’operatività dell’azienda: esso può essere utilizzato per presentare risultati finanziari di un determinato periodo, per esaminare problematiche e proporre soluzioni e per diversi altri scopi. Se devi scrivere un report in inglese e hai paura di fare errori, segui la nostra guida: ti accompagneremo alla scoperta della struttura fondamentale del documento, delle espressioni e della terminologia tecnica da utilizzare.

Se vuoi saperne di più sull'inglese essenziale per il tuo business, ti consigliamo il nostro articolo sull'Inglese commerciale.

Cos’è un report aziendale?

Partiamo dalle basi: un report aziendale è un documento scritto che può avere diverse finalità. La tipologia di report più comune è quella che viene redatta per descrivere l’andamento finanziario aziendale (financial report) in un particolare periodo dell’anno, ma a seconda delle situazioni possiamo avere anche:  

• Compliance report – documento che dimostra la conformità dell’azienda o di una sua pratica a specifiche normative.

• Recommendation report - suggerisce una strategia di risoluzione di un problema alla direzione aziendale o ad altre figure dotate di potere decisionale.

• Yardstick report – mette a confronto le diverse soluzioni ad uno stesso problema.
• Research study report – presenta i risultati di una ricerca.
• Investigative report – analizza rischi e opportunità legate ad una possibile operazione strategica.
• Feasibility report – dimostra la fattibilità di un progetto.

Come preparare e commentare un report aziendale

Come stendere un report? Il principio fondamentale è che il linguaggio utilizzato nel documento deve essere sintetico e asciutto, focalizzato su dati e analisi più che su giudizi e opinioni personali.

Tieni sempre a mente a chi il report è diretto, focalizzando la tua presentazione sui dati di interesse delle figure aziendali di riferimento. Il documento deve essere accurato e completo ma, per quanto possibile, breve.

Metti alla prova il tuo Business English con uno dei nostri test gratuiti online

Il report aziendale: la struttura

Veniamo ora a passare in rassegna la struttura fondamentale del report, le sezioni principali di cui si compone. Per alcune di esse, ti forniremo anche una serie di termini ed espressioni utili di esempio. Il patrimonio espressivo a cui attingiamo è l’inglese per lavorare in una multinazionale, un linguaggio specifico da approfondire per poterti esprimere al meglio sul posto di lavoro.

Title Section – titolo. Va sempre sulla front cover del report, ed è spesso corredato dal nome dell’autore (o degli autori) e la data.

Summary – sommario o riassunto. È un testo breve che espone i punti principali del report e ne anticipa conclusioni e raccomandazioni. Si tratta di una sezione di primaria importanza, in quanto alcune persone potrebbero fermarsi a questo punto e dare solo una scorsa veloce al resto del report. Per questo, assicurati di includere nel sommario tutti i punti salienti. Un consiglio: scrivilo dopo tutte le altre sezioni del documento, così puoi essere sicuro di non dimenticare nulla!

• This paper outlines / proposes / describes / presents a new approach to…
• This paper examines / seeks to address / focuses on / discusses / investigates how to solve…
• The aim / intention / purpose of this report is to outline / present / discuss / sum up…
• The report contains the relevant details concerning the problem…
• This paper is organized as follows / divided into five sections. The first section / Section 1 gives a brief overview of … The second section examines / analyses …
• We believe that we have found / developed / discovered / designed an innovative solution to…
• We describe / present / consider / analyze a novel / simple / radical / interesting solution for…

Introduction – introduzione. In questa sezione esponi il problema o la questione da affrontare, informando il lettore della motivazione che ti ha spinto a stendere il report. Includi anche una breve spiegazione dei termini meno comuni che hai utilizzato nel documento, e spiegane la struttura.

• Various approaches have been proposed / put forward / suggested / hypothesized to solve this issue
• X has been widely investigated / studied / addressed …
• The term ‘X’ is generally understood to mean / has come to be used to refer to / has been applied to …
• In the literature, X usually refers / often refers / tends to be used to refer to …

Body – corpo del testo. La sezione principale del report, dove sviluppi il tema. Dividila in sezioni, ognuna delle quali dovrà avere un proprio sottotitolo. In questa parte puoi includere tabelle, grafici e anche termini tecnici del tuo settore di riferimento e scendere nel dettaglio di descrizioni e discussioni.

Conclusion - la sezione dove riporti le conclusioni a cui sei pervenuto.  

• It can be seen from the data / reactions / information above that …
• In general / On the whole we can say that …
• In conclusion … / To conclude … / To sum up … / In summary …
• To put the matter in a nutshell … / In a nutshell …

Recommendations – raccomandazioni. Questa sezione dipende strettamente dalle conclusioni, e riporti i suggerimenti e le strategie d’azione che da esse dipendono. Ricorda di esporle in ordine di priorità e di argomentarle bene.

• We believe that / We are of the opinion that / In our view the result emphasizes the validity of our model.
• We suggest that the company adopt this solution in order to…
• This method represents a viable / valuable / useful / groundbreaking / innovative alternative to …
• Our procedure is a clear improvement / advance on current methods. We believe this solution will aid / assist management in…
• This solution improves on / enhances / furthers / advances previous methods by …
• The benefits / advantages in terms of X far outweigh the disadvantages with regard to Y.

Appendices: appendici. Questa ultima sezione contiene le informazioni aggiuntive dedicate agli esperti del settore: dettagli tecnici e approfondimenti che supportano le tue conclusioni e raccomandazioni.

Se vuoi migliorare il tuo inglese per la tua carriera lavorativa, scopri il nostro corso dedicato: