Come scrivere un’email di lavoro in inglese: esempi e regole

La posta elettronica è tra i mezzi di comunicazione più utilizzati al mondo: è veloce, immediata e ti permette di interagire con tutte le realtà aziendali che si trovano al di fuori dei confini nazionali.

Soprattutto in ambito lavorativo, scrivere email formali in inglese in modo corretto richiede una certa competenza e, proprio perché si è in ambito professionale, è essenziale non commettere errori per trasmettere una buona immagine di te e della tua azienda.

Questo articolo potrà aiutarti a comunicare al meglio e a scrivere email in inglese.

Le regole per scrivere una email formale in inglese

Per scrivere un’email in inglese in maniera corretta, non lasciare spazio all’improvvisazione! Leggi i seguenti consigli per non commettere gravi errori, che potrebbero compromettere il raggiungimento dell’obiettivo della email già dalla sua apertura da parte del destinatario.

1. Stile

A differenza dell'italiano formale, in cui spesso la grammatica richiede periodi molto lunghi, l'inglese è molto più sintetico prediligendo frasi brevi e con una struttura semplice.

2. Le formule di cortesia

Nello scrivere la tua email non solo stai usando un'altra lingua, ma ti stai anche approcciando ad un’altra cultura che ha usi differenti. Gli anglosassoni in generale prestano molta attenzione alle formule di cortesia ed ai ringraziamenti, pertanto non dimenticare mai di inserirli e non concludere solamente con i saluti.

3. Rileggi le email

Non inviare mai un'email in inglese se prima non hai avuto tempo di rileggere ciò che hai scritto, errori grammaticali o di battitura sono all'ordine del giorno anche in italiano, in inglese potresti scivolare con molta più facilità. È un passaggio semplice che può impedirti di apparire poco professionale, tuttavia è spesso trascurato.

4. Firma

Assicurati di aver impostato la firma in modo tale che contenga tutte le informazioni che ti riguardano, ossia:

• Nome e cognome
• Il tuo ruolo lavorativo
• I dati relativi alla tua azienda (ragione sociale, contatti…)
• Eventuale link al sito web della tua azienda

La struttura di una email formale in inglese

Subject Line - Oggetto

L'Oggetto è la prima informazione visibile al destinatario dell'email e, se scritto in modo scorretto o poco comprensibile, potrebbe spingere il lettore a spostarla nel cestino senza aprirla.
È importante quindi fornire sin da subito un messaggio chiaro e preciso, che rimandi al contenuto o al motivo per il quale stai scrivendo, un testo breve, quindi, ma che sia in grado di catturare l’attenzione del destinatario. Ad esempio:

• “Information request” → "Richiesta informazioni”
• “Application for...” → “Cadidatura per...”
• “Agenda for meeting..” →  “Agenda per la riunione...”

Formule di apertura

In base al tipo di relazione con l'interlocutore si possono utilizzare diverse formule di apertura, ad ogni modo una email inizia sempre con un saluto, nel nostro caso specifico essendo dal tono formale le formule più adatte sono:

• Dear Mr (cognome del destinatario)
• Dear Sir/Madam (se non conosci il cognome del destinatario) oppure To whom it may concern – a chi di competenza

Puoi anche utilizzare la parola “greetings”, che significa “saluti”. Che è più amichevole e caloroso:

• Greetings Mr./Ms.Jones → Saluti Sig./Sig.ra. Jones

Introduzione

Dopo il saluto iniziale andrà riportata la frase introduttiva che dovrai scrivere in modo chiaro, fornendo il fine stesso del messaggio, rimanendo coerente con l'oggetto precedentemente scritto. Presentati brevemente (un testo troppo lungo scoraggia la lettura) e poi prosegui, se è il primo contatto con:

• I am writing with regard to (oggetto dell'email)
• I am writing in connection with (oggetto dell'email)
• I am writing in reference to

Se stai scrivendo una email informativa puoi iniziare con queste frasi:

• I am writing to let you know
• I am delighted to tell you (se devi comunicare qualcosa di positivo o che è andato a buon termine)
• I regret to inform you that (se devi comunicare qualcosa di negativo o che non è andato secondo le aspettative)

Mentre se stai scrivendo la riposta ad un'email che hai ricevuto la formula da utilizzare può essere:

• I am writing in response to
• I am writing in reply to
• I am writing to thank you for... (nel caso dovessi ringraziare il destinatario)
  
  

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Corpo del testo

Non esistono formule convenzionali per scrivere il corpo del testo , in quanto variano in funzione di ciò che devi comunicare. È utile redigere una prima versione e poi procedere con le eventuali correzioni.

Le regole generali prevedono invece che il testo sia suddiviso in paragrafi brevi, che si evitino abbreviazioni o acronimi, utilizzabili invece se stai scrivendo un'email informale ad un amico o ad un familiare.

Formule di chiusura

In base alla tipologia del messaggio esistono invece diverse formule con cui scrivere un invito finale, prima della conclusione, alcune sono ad esempio:

• I look forward to hearing from you soon
• Thank you in advance
• For further information, please don't hesitate to contact me
• Please let me know if you have any questions
• Thanks for your attention

Saluti finali

Le formule di saluto frequenti con cui puoi concludere la tua email sono:

• Best regards
• Kind regards
• Yours faithfully
• Regards

Allegati 

La maggior parte delle volte, le email di lavoro sono accompagnate da un allegato, quindi è importante che la persona che riceva la email sappia che c'è allegato un file . Puoi farlo nel modo seguente:

• “Attached please find the documents regarding...” → “In allegato trova i documenti riguardo...”
• “Please find attached the document you requested” → “In allegato trova i documento che ha richiesto...”
• “I am attaching...” → “Le allego...”

Esempi di email formali in inglese

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