Le conference call sono ormai strumenti di lavoro fondamentali per qualsiasi azienda, specialmente per quelle di grandi dimensioni e distribuite a livello internazionale, con collaboratori che svolgono la loro attività in luoghi diversi nel mondo. Esse possono essere usate per risolvere problemi in seno alla compagnia, discutere di nuovi progetti, esporre presentazioni e report e mettere in comunicazione i vari reparti tra di loro.
Qualsiasi sia il loro scopo, le conference call sono in grado di diminuire in maniera considerevole le spese di viaggio e alloggio per l’azienda, e permettono di affrontare urgenze e imprevisti in modo tempestivo.
È evidente come, per condurre una call con partecipanti internazionali, sia indispensabile conoscere bene l’inglese, ormai lingua franca della comunicazione in ogni settore e lingua del business per eccellenza. Se hai in programma una conference call in inglese, ti presentiamo una serie di consigli e best practice da seguire, insieme ad alcune frasi utili da impiegare.
Conference call: problemi e difficoltà
Oggi, le conference call vengono spesso condotte online grazie a programmi appositi. Skype, ad esempio, è ormai usato dal 35% delle Pmi come mezzo di comunicazione principale. Strumenti molto comodi, che permettono di vedere gli altri partecipanti tramite video e condividere documenti e presentazioni con un semplice click. La tecnologia può però anche dare dei problemi tecnici, che si vanno a sommare alle difficoltà intrinseche di una chiamata a più voci. Nello specifico, le problematiche principali di una conference call consistono in:
- problemi di connessione e conseguente scarsa qualità dell’audio o del video
- rumori ambientali di fondo
- presenza di un numero elevato di partecipanti
- oggettiva difficoltà dell’argomento da trattare
- differenze culturali tra i partecipanti
- scarsa conoscenza della lingua da parte di uno o più partecipanti
Non tutti questi possono essere risolti, ovviamente. Per ridurre al minimo i rumori di fondo, può essere utile chiedere a ognuno dei partecipanti di spegnere il proprio microfono quando non sta parlando, e riaccenderlo solo quando deve intervenire: si eviterà così di essere disturbati, o addirittura interrotti, da altre telefonate, squilli di campanello e così via. Poi, è essenziale che ogni partecipante alla call parli in modo chiaro, con un ritmo non troppo veloce e cercando di scandire bene le parole, soprattutto se sono presenti interlocutori non madrelingua.
Indispensabile anche la figura del moderatore, che ha il compito di coordinare la riunione virtuale, introdurre i partecipanti, riassumere i temi che saranno trattati e far rispettare i turni di parola. Vediamo ora come comportarsi prima, durante e dopo la conference call in inglese.
Se vuoi scoprire il tuo livello di inglese, vieni in uno dei nostri centri per effettuare un test professionale gratuito:
Prima della conference call
Prepararsi bene è il primo step per una conference call di successo.
- Se devi condurre una call in inglese, prima di tutto devi conoscere bene il software che utilizzerai: soprattutto se è un tool nuovo, scaricalo per tempo ed esercitati nell'usarlo.
- Assicurati poi di essere in un ambiente silenzioso prima di rispondere alla chiamata. Silenzia il cellulare e spegni qualsiasi dispositivo che potrebbe disturbare.
- Preparati accuratamente. Aggiornati sul topic che sarà trattato, ripassa le espressioni inglesi che potrebbero essere utili e i vocaboli dei quali potresti avere bisogno.
- Prepara una scaletta scritta degli argomenti che dovranno essere trattati
Informati sui partecipanti e accertati di conoscere nome, cognome e ruolo di ognuno di essi.
Svolgimento della call in inglese: le frasi utili
Ci siamo: tutti i partecipanti sono connessi e la conference call può iniziare. Ecco alcune frasi che ti possono essere utili per:
- Salutare e dare il benvenuto: “Hello everyone”, “Is everyone there?”, “Welcome everyone”.
- Presentarti: “My name is John Ross and I’m the Marketing Executive at XXX, San Francisco branch”.
- Presentare i partecipanti: “Today we have Mark, from San Diego, Anne from Dublin and...”, “
- Parlare di eventuali problemi tecnici: “Can everybody hear me?”, “Sorry I can’t hear you. There must be some problem with Skype”, “Unfortunately I think you have poor reception”
- Presentare l’argomento della call: “I’d like to clarify that the purpose of this call is to discuss…”, “Our agenda today will be…”, “Today I would like your input on…”.
- Esprimere la tua opinione: “May I just point out that…”, “Could we discuss the situation with…”, “I´d just like to add something”.
- Fare domande e chiedere chiarimenti: “Sorry would you mind if I asked a question?”, “Could you repeat that again or could you repeat that last bit please?”, “I didn’t get that, I am sorry, could you say it again?”, “I’m afraid I didn’t get that”, “I don’t follow you”, “I’m afraid I’m unfamiliar with that term. Can you explain it?”, “Sorry, but could you outline the main points again?”
- Interrompere (gentilmente) qualcuno che sta parlando: “Could I interrupt you for a minute?”, “Would you mind if I jumped in there please?”, “If I could just stop you there for a second”, “This is John speaking. I need to leave for ten minutes” and after “John speaking. I’m back on line”
- Tirare le conclusioni: “Thank you everyone for your time. In this discussion, we covered the following points…”, “Thank you for all your inputs. I’ll let you know my final decision on this topic by email within a day or two”, “After hearing your points, I feel the best course of action is to…”
Dopo la call
Al termine della call, è importante non perdere tutte le informazioni scambiate e rimarcare una eventuale decisione presa collegialmente. Per questo, puoi decidere di trascrivere i contenuti della riunione virtuale o di riassumere i punti principali in un documento sintetico, che avrai cura di far avere a tutti i partecipanti. Per non perdere nulla di essenziale, e far sì che ognuno di loro resti sempre aggiornato!
Ora che hai visto le Best Practice per condurre una call in inglese, per migliorare il tuo Business English scopri il nostro corso di inglese:
