Le conference call sono ormai strumenti di lavoro fondamentali per qualsiasi azienda, specialmente per quelle di grandi dimensioni e distribuite a livello internazionale, con collaboratori che svolgono la loro attività in luoghi diversi nel mondo. Esse possono essere usate per risolvere problemi in seno alla compagnia, discutere di nuovi progetti, esporre presentazioni e report e mettere in comunicazione i vari reparti tra di loro.
Qualsiasi sia il loro scopo, le conference call sono in grado di diminuire in maniera considerevole le spese di viaggio e alloggio per l’azienda, e permettono di affrontare urgenze e imprevisti in modo tempestivo.
È evidente come, per condurre una call con partecipanti internazionali, sia indispensabile conoscere bene l’inglese, ormai lingua franca della comunicazione in ogni settore e lingua del business per eccellenza. Se hai in programma una conference call in inglese, ti presentiamo una serie di consigli e best practice da seguire, insieme ad alcune frasi utili da impiegare.
Oggi, le conference call vengono spesso condotte online grazie a programmi appositi. Skype, ad esempio, è ormai usato dal 35% delle Pmi come mezzo di comunicazione principale. Strumenti molto comodi, che permettono di vedere gli altri partecipanti tramite video e condividere documenti e presentazioni con un semplice click. La tecnologia può però anche dare dei problemi tecnici, che si vanno a sommare alle difficoltà intrinseche di una chiamata a più voci. Nello specifico, le problematiche principali di una conference call consistono in:
Non tutti questi possono essere risolti, ovviamente. Per ridurre al minimo i rumori di fondo, può essere utile chiedere a ognuno dei partecipanti di spegnere il proprio microfono quando non sta parlando, e riaccenderlo solo quando deve intervenire: si eviterà così di essere disturbati, o addirittura interrotti, da altre telefonate, squilli di campanello e così via. Poi, è essenziale che ogni partecipante alla call parli in modo chiaro, con un ritmo non troppo veloce e cercando di scandire bene le parole, soprattutto se sono presenti interlocutori non madrelingua.
Indispensabile anche la figura del moderatore, che ha il compito di coordinare la riunione virtuale, introdurre i partecipanti, riassumere i temi che saranno trattati e far rispettare i turni di parola. Vediamo ora come comportarsi prima, durante e dopo la conference call in inglese.
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Prepararsi bene è il primo step per una conference call di successo.
Informati sui partecipanti e accertati di conoscere nome, cognome e ruolo di ognuno di essi.
Ci siamo: tutti i partecipanti sono connessi e la conference call può iniziare. Ecco alcune frasi che ti possono essere utili per:
Al termine della call, è importante non perdere tutte le informazioni scambiate e rimarcare una eventuale decisione presa collegialmente. Per questo, puoi decidere di trascrivere i contenuti della riunione virtuale o di riassumere i punti principali in un documento sintetico, che avrai cura di far avere a tutti i partecipanti. Per non perdere nulla di essenziale, e far sì che ognuno di loro resti sempre aggiornato!
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