Presentare e commentare report aziendali in inglese: la guida completa

Mostrare e commentare report aziendali in inglese - Wall Street English

Il report aziendale è uno degli strumenti più utili all’interno della quotidianità di ogni impresa: viene frequentemente utilizzato dai manager per presentare determinati risultati periodici, per esaminare particolari problemi e per proporre soluzioni e possibili cambiamenti. Si tratta quindi di un documento importante per fornire supporto alle decisioni strategiche di un’organizzazione.

Se devi presentare un report ad interlocutori che parlano inglese, nel nostro articolo puoi trovare indicazioni utili e un patrimonio di espressioni da utilizzare nella tua esposizione, per attirare l’attenzione di chi ti ascolta e comunicare in modo chiaro e preciso.

Cos’è un report aziendale?

Partiamo dalle basi: un report aziendale è un documento sintetico che può avere diverse finalità. La tipologia di report più diffusa è quella che illustra l’andamento produttivo ed economico dell’azienda in un determinato periodo, ma esistono anche, tra gli altri:

Recommendation report - per suggerire una strategia o una soluzione alla direzione aziendale o ad altre figure che godono di potere decisionale.
Investigative report - per identificare ed esporre incognite, rischi e opportunità associate ad una mossa strategica.
Compliance report – per dimostrare la conformità a specifiche normative.
Feasibility report – per presentare la fattibilità di un progetto proposto.
Research study report – per presentare i risultati di uno studio.
Yardstick report – per presentare e confrontare le diverse soluzioni ad uno specifico problema.

Se vuoi prima di capire come preparare il tuo report, metti alla prova il tuo Business English con uno dei nostri test gratuiti online:

Come preparare commentare un report aziendale

Ricorda sempre che il linguaggio utilizzato nel tuo report (e di conseguenza nella sua esposizione) deve essere conciso e asciutto, focalizzato su dati e analisi più che su giudizi e opinioni personali.

L’esposizione verbale deve essere accompagnata da una presentazione grafica accattivante e chiara, che catalizzi l’attenzione del pubblico. Devi inoltre tenere sempre in mente a chi stai presentando il report, incentrando la tua analisi sui dati di interesse delle figure aziendali a cui è diretto. Le tre parole chiave per commentare e illustrare un report sono:

Accuratezza: ciò che viene esposto in un report deve poter essere provato
Completezza: solo analizzando le informazioni nel loro insieme, i riceventi potranno avere un quadro completo della situazione
Brevità: l’esposizione deve essere sintetica

Il report aziendale: la struttura

Pur nelle molteplici varianti accennate in precedenza, un report ha una struttura fissa, basata su quattro sezioni principali, con alcune sezioni che dovrai seppur brevemente presentare nella tua esposizione. Ecco quali sono:

Introduction: Presenta il tema principale del report, sottolineandone l’importanza per l’azienda e fornendo tutte le informazioni necessarie a contestualizzarlo (background information).
Procedure: Spiega le metodologie impiegate per la raccolta dei dati e per la loro elaborazione.
Findings: Riporta i risultati del report.
Conclusions: Traccia le conclusioni dell’analisi, fornendo indicazioni operative per il team aziendale.

Come attirare l’attenzione del tuo pubblico

Ecco alcune espressioni utili per guidare il tuo pubblico attraverso i vari punti della tua esposizione:

I would like to begin by looking at …
Vorrei cominciare analizzando…

Let’s get started, shall we?
Cominciamo, va bene?

Having looked at…, let’s move on to…
Dopo aver visto…, passiamo a…

I’d like to leave you with the following thought/idea
Vorrei lasciarvi con questo pensiero

L’attenzione di una platea, com’è noto, tende naturalmente a scemare dopo i primi minuti di esposizione. Per evitarlo, ricorda di variare il ritmo della tua esposizione, servendoti di esempi, citazioni, figure retoriche, storie e testimonianze interessanti.

Ecco, inoltre, alcune espressioni in lingua inglese che possono aiutarti a tener desto l’interesse verso ciò che stai dicendo:

I’d like to draw your attention to the figures shown here
Vorrei attirare la vostra attenzione sui dati mostrati qui

This is a really outstanding example of what I’ve said
Questo è un esempio molto chiaro di quello che ho detto

Do you remember the story of…. (company name)? I think the same is going to happen to our company.
Ricordate la storia di ….? Penso che alla nostra azienda succederà lo stesso.

So, where were we?
Quindi, dove eravamo rimasti?

Please look at this chart, which shows…
Per favore, guardate questa tabella, che mostra…

How would you deal with this?
Come fareste con questo?

What did we learn from this?
Cosa abbiamo imparato da questo?
This is totally unacceptable!
Questo è del tutto inaccettabile!

Come commentare i risultati del report

Come abbiamo già detto, nell’esposizione di un report poco spazio è lasciato alle opinioni personali: il tuo discorso deve essere estremamente oggettivo e centrato sui dati che presenti. In ogni caso, soprattutto nell’ultima sezione del report, quella dei risultati, dovrai commentare tali dati e proporre eventuali soluzioni e prospettive di crescita dell’azienda.

Le cifre presentate nel report possono apparire “piatte” o difficili da interpretare al nostro pubblico. Ecco alcuni aggettivi per descrivere i risultati aziendali o qualsiasi dato numerico, rendendolo interessante:

Considerable: considerevole
Sudden: repentino
Rapid: rapido
Enourmous: enorme
Sharp: marcato
Disappointing: deludente
Dramatic: drammatico
Disastrous: catastrofico
Spectacular: spettacolare

Infine, ecco alcune espressioni utili per parlare delle implicazioni di statistiche e numeri, e per suggerire cambiamenti o azioni pratiche:

Taking into account the statistical data, we can surmise that…
Prendendo in considerazione i dati statistici, possiamo concludere che...

The implications of this data are manifold. First, … is critical because…
Dalla ricerca risultano molteplici implicazioni. In primo luogo, ... è un aspetto critico per...

The current statistics have practical implications as well. First, ...is intuitively appealing and is easily understood by anyone.
Questa ricerca ha notevoli implicazioni pratiche. Che... è intuitivamente attraente e di facile comprensione per gli esperti.

Well, now let’s drill down on these numbers before deciding what to do.
Bene, ora analizziamo per bene questi dati prima di decidere cosa fare.

The report shows that growth has been uneven, despite all our efforts.
La relazione indica che, nonostante le misure adottate, la crescita continua a essere disuguale.