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Presentare un progetto in un meeting internazionale

Pubblicato il 18/10/18 12.30

Presentare un progetto in un meeting internazionale - Wall Street English

Se lavori con l’estero o all’interno di una multinazionale, ti capiterà con una certa frequenza di dover presentare progetti in occasioni di riunioni e meeting internazionali. L’inglese in questo caso è ovviamente la lingua franca da conoscere e utilizzare in modo impeccabile, per far sì che tutti i partecipanti possano comprendere al meglio i contenuti esposti e porti eventualmente domande pertinenti.

Ma come puoi prepararti per la presentazione? Di seguito ti spieghiamo come impostare il tuo lavoro al meglio e ti diamo utili consigli per esporre il progetto in modo chiaro ed efficace.

 

Presentazione in inglese: lo schema di base

Generalmente, una presentazione comprende alcune sezioni fondamentali. Di seguito te le elenchiamo, fornendoti anche qualche frase utile per introdurle in inglese:

 

Presentazioni: all’inizio del tuo discorso dovrai prima di tutto dire chi sei e descrivere brevemente il tuo ruolo in azienda. Se hai con te qualche collaboratore (per supportarti con dati o con ausili grafici), ricorda di presentare anche lui/lei al pubblico.

  • Good morning/afternoon/evening, everyone. First, let me introduce myself. I am [name], marketing coordinator at [company] and this is [name], junior marketing specialist.
  • Hi, I’m Max and I am the head of marketing at [company].

 

Introduzione: presenta brevemente il progetto nelle sue caratteristiche fondamentali: di cosa si tratta? Quale scopo si prefigge? In che modo intende raggiungere gli obiettivi?

  • We are here today to discuss…
  • I’ve called this meeting in order to show you…
  • I would like to take this opportunity to talk to you about…
  • I am delighted to be here today to talk about…

 

Parte centrale: la sezione in cui descrivi i contenuti del progetto, evidenziandone costi, risorse e vantaggi. All’inizio di questa parte, riassumi brevemente i punti che tratterai.

  • Firstly I will talk about… / then I will look at … / and finally…
  • The goal of this project is to save 20% of…
  • As you can see from this chart, we will achieve our goal in 3 weeks…

 

Conclusioni: la parte conclusiva, in cui dovrai ribadire in modo sintetico ma efficace i punti trattati nella tua presentazione.

  • To sum up…
  • So to summarise the main points of my talk…
  • Just a quick recap of my main points…

 

Q&A: la sezione che prevede uno spazio per le domande del pubblico e le risposte di chi ha presentato il progetto. È la parte che temi di più, vero? Niente paura, preparandoti al meglio avrai modo di affrontarla nel modo migliore. Intanto, ecco alcune frasi che ti possono essere utili:

  • Thank you for your attention. Now I’d like to invite you to ask any questions concerning the presentation.
  • Now I’ll be happy to answer any questions you might have.
  • We have time for questions now. Would anyone like to ask something?

 

Presentare un progetto in inglese: consigli

Dopo aver visto la struttura fondamentale di una presentazione in inglese, ecco alcuni consigli utili per prepararla ed esporla. Le parole d’ordine sono:

 

Pianificazione

L’improvvisazione è la peggiore nemica di una presentazione di successo. Prenditi del tempo per pensare ai contenuti dei quali devi parlare e per strutturare il discorso. È utile mettere per iscritto una scaletta.

 

Ausili grafici

La tua presentazione deve essere supportata da una serie di slide accattivanti e di immediata comprensione, che avranno l’obiettivo di catalizzare l’attenzione del pubblico e servono a te come guida per l’esposizione. L’ideale è proiettarle in occasione del meeting ed eventualmente avere delle copie stampate da consegnare a conclusione dello stesso. Abbi cura di inserire immagini ed elementi grafici in modo equilibrato: aiutano a memorizzare le informazioni.

 

Semplicità

Cerca di mantenere un linguaggio semplice e chiaramente comprensibile. Evita uno stile sintattico troppo complesso, con eccessive subordinate che potrebbero far perdere il filo del discorso al tuo pubblico.

 

Ritmo!

Chi parla spesso in pubblico lo sa: l’attenzione di una platea tende fisiologicamente a calare dopo i primi minuti. Per evitare di annoiare chi ti ascolta e far sì che le tue parole siano ascoltate e ricordate, devi fare in modo di rendere la tua presentazione in inglese vivace e soprattutto interessante. In che modo? Citazioni, dati numerici, esempi e testimonianze possono essere i tuoi migliori alleati, permettendoti di variare il ritmo dell’esposizione. Cerca poi un dialogo con il tuo pubblico: fai domande a chi ti ascolta, chiedi feedback su quanto hai già detto.

 

Focus sull’audience

Tieni sempre presente chi è il tuo pubblico. A chi devi presentare il progetto? Quali sono gli aspetti che i tuoi interlocutori potrebbero trovare più interessanti? Mantenere il focus sulla tua audience ti aiuta anche a pianificare la tanto temuta fase di Q&A, pensando in anticipo alle domande che potrebbero esserti poste e quindi preparando uno schema di risposta per ognuna.

 

Inglese impeccabile!

Se devi presentare un progetto in un meeting internazionale, ovviamente dovrai possedere un’ottima conoscenza della lingua inglese. In particolare, prima dell’esposizione ripassa i termini tecnici del tuo settore e quelli attinenti al progetto, e ripassa le espressioni fondamentali per introdurre gli argomenti, passare a un topic diverso, rispondere ad obiezioni.

 

Allenamento

L’ultima parola chiave che ti presentiamo è allenamento. Per essere sciolto e naturale nell’esposizione, dovrai esercitarti a lungo e ripetere il discorso che hai preparato più volte. Fai pratica anche per migliorare la tua pronuncia.

Secondo Forbes, il 90% delle persone prova nervoso, paura e ansia prima di esporre una presentazione. Se la lingua da utilizzare non è la nostra lingua madre, questi sentimenti possono essere amplificati, anche perché, nell’esposizione, l’imprevisto è sempre in agguato. Preparandosi bene e allenandosi, però, si può fare molto per arrivare al meeting un po’ meno tesi: con i nostri consigli, siamo sicuri che farai un’ottima figura!

 

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Argomenti: Business English

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