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Presentare un progetto in un meeting internazionale

Pubblicato il 18/10/18 12.30

Presentare un progetto in un meeting internazionale - Wall Street English

Se lavori con l’estero o all’interno di una multinazionale, ti capiterà con una certa frequenza di dover presentare progetti in occasioni di riunioni e meeting internazionali. L’inglese in questo caso è ovviamente la lingua franca da conoscere e utilizzare in modo impeccabile, per far sì che tutti i partecipanti possano comprendere al meglio i contenuti esposti e porti eventualmente domande pertinenti.

Ma come puoi prepararti per la presentazione? Di seguito ti spieghiamo come impostare il tuo lavoro al meglio e ti diamo utili consigli per esporre il progetto in modo chiaro ed efficace.

 

Presentazione in inglese: lo schema di base

Generalmente, una presentazione comprende alcune sezioni fondamentali. Di seguito te le elenchiamo, fornendoti anche qualche frase utile per introdurle in inglese:

 

Presentazioni: all’inizio del tuo discorso dovrai prima di tutto dire chi sei e descrivere brevemente il tuo ruolo in azienda. Se hai con te qualche collaboratore (per supportarti con dati o con ausili grafici), ricorda di presentare anche lui/lei al pubblico.

  • Good morning/afternoon/evening, everyone. First, let me introduce myself. I am [name], marketing coordinator at [company] and this is [name], junior marketing specialist.
  • Hi, I’m Max and I am the head of marketing at [company].

 

Introduzione: presenta brevemente il progetto nelle sue caratteristiche fondamentali: di cosa si tratta? Quale scopo si prefigge? In che modo intende raggiungere gli obiettivi?

  • We are here today to discuss…
  • I’ve called this meeting in order to show you…
  • I would like to take this opportunity to talk to you about…
  • I am delighted to be here today to talk about…

 

Parte centrale: la sezione in cui descrivi i contenuti del progetto, evidenziandone costi, risorse e vantaggi. All’inizio di questa parte, riassumi brevemente i punti che tratterai.

  • Firstly I will talk about… / then I will look at … / and finally…
  • The goal of this project is to save 20% of…
  • As you can see from this chart, we will achieve our goal in 3 weeks…

 

Conclusioni: la parte conclusiva, in cui dovrai ribadire in modo sintetico ma efficace i punti trattati nella tua presentazione.

  • To sum up…
  • So to summarise the main points of my talk…
  • Just a quick recap of my main points…

 

Q&A: la sezione che prevede uno spazio per le domande del pubblico e le risposte di chi ha presentato il progetto. È la parte che temi di più, vero? Niente paura, preparandoti al meglio avrai modo di affrontarla nel modo migliore. Intanto, ecco alcune frasi che ti possono essere utili:

  • Thank you for your attention. Now I’d like to invite you to ask any questions concerning the presentation.
  • Now I’ll be happy to answer any questions you might have.
  • We have time for questions now. Would anyone like to ask something?

 

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Presentare un progetto in inglese: consigli

Dopo aver visto la struttura fondamentale di una presentazione in inglese, ecco alcuni consigli utili per prepararla ed esporla. Le parole d’ordine sono:

 

  • Pianificazione

L’improvvisazione è la peggiore nemica di una presentazione di successo. Prenditi del tempo per pensare ai contenuti dei quali devi parlare e per strutturare il discorso. È utile mettere per iscritto una scaletta.

 

  • Ausili grafici

La tua presentazione deve essere supportata da una serie di slide accattivanti e di immediata comprensione, che avranno l’obiettivo di catalizzare l’attenzione del pubblico e servono a te come guida per l’esposizione. L’ideale è proiettarle in occasione del meeting ed eventualmente avere delle copie stampate da consegnare a conclusione dello stesso. Abbi cura di inserire immagini ed elementi grafici in modo equilibrato: aiutano a memorizzare le informazioni.

 

  • Semplicità

Cerca di mantenere un linguaggio semplice e chiaramente comprensibile. Evita uno stile sintattico troppo complesso, con eccessive subordinate che potrebbero far perdere il filo del discorso al tuo pubblico.

 

  • Ritmo!

Chi parla spesso in pubblico lo sa: l’attenzione di una platea tende fisiologicamente a calare dopo i primi minuti. Per evitare di annoiare chi ti ascolta e far sì che le tue parole siano ascoltate e ricordate, devi fare in modo di rendere la tua presentazione in inglese vivace e soprattutto interessante. In che modo? Citazioni, dati numerici, esempi e testimonianze possono essere i tuoi migliori alleati, permettendoti di variare il ritmo dell’esposizione. Cerca poi un dialogo con il tuo pubblico: fai domande a chi ti ascolta, chiedi feedback su quanto hai già detto.

 

  • Focus sull’audience

Tieni sempre presente chi è il tuo pubblico. A chi devi presentare il progetto? Quali sono gli aspetti che i tuoi interlocutori potrebbero trovare più interessanti? Mantenere il focus sulla tua audience ti aiuta anche a pianificare la tanto temuta fase di Q&A, pensando in anticipo alle domande che potrebbero esserti poste e quindi preparando uno schema di risposta per ognuna.

 

  • Inglese impeccabile!

Se devi presentare un progetto in un meeting internazionale, ovviamente dovrai possedere un’ottima conoscenza della lingua inglese. In particolare, prima dell’esposizione ripassa i termini tecnici del tuo settore e quelli attinenti al progetto, e ripassa le espressioni fondamentali per introdurre gli argomenti, passare a un topic diverso, rispondere ad obiezioni.

 

  • Allenamento

L’ultima parola chiave che ti presentiamo è allenamento. Per essere sciolto e naturale nell’esposizione, dovrai esercitarti a lungo e ripetere il discorso che hai preparato più volte. Fai pratica anche per migliorare la tua pronuncia.

Secondo Forbes, il 90% delle persone prova nervoso, paura e ansia prima di esporre una presentazione. Se la lingua da utilizzare non è la nostra lingua madre, questi sentimenti possono essere amplificati, anche perché, nell’esposizione, l’imprevisto è sempre in agguato. Preparandosi bene e allenandosi, però, si può fare molto per arrivare al meeting un po’ meno tesi: con i nostri consigli, siamo sicuri che farai un’ottima figura!

 

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Argomenti: Business English

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